19個提升工作效率的方法有哪些,讓你的職場力大幅提升

19個提升工作效率的方法有哪些?讓你的職場力大幅提升!

有時候覺得工作效率很差,怎麼樣都提不起勁。

主管安排的任務太多,每次都要拖到下班還做不完..

整理了19種提高工作效率的方法,希望對你有幫助!

在這篇文章會跟你分享

  • 4個改變想法
  • 5個時間管理
  • 10個提昇工作效率的方法

(1)不一心二用

同時進行兩件事不等於高效率!

研究顯示,人的心智只有做高度自動化的行為(例如走路)時,才有辦法一心多用。需要專心注意的事根本無法一心多用,只能轉換工作(task switching),也就是在不同的要求間轉換注意力。 (節取自: 管理你的每一天)

在轉換注意力的同時,因為分心也可能導致你的工作無法在時間內完成。

(2)保持樂觀

你有沒有這種經驗:在工作上遇到不好的事情,就會提不起勁,反而後續的工作都沒辦法好好做了。

根據美國國家科學基金會統計,每個人大部分的想法有80%是負面的,95%是重複的,所以你也可能浪費大量的時間在消極的想法上。

過去的事無法改變。但未來,可以改變過去。

與其讓負面想法影響整天的心情,不如先想想一些開心的事物,樂觀的想法會讓生活變得更積極,

(3)不要設定貪睡鬧鐘

研究顯示:長期習慣使用貪睡模式,並不會讓精神變好,除了會越睡越累,還可能影響你的專注力、生產力,甚至讓你更焦慮或憂鬱。

讓5秒法則的作者跟你說貪睡時鐘對身體的影響↓

(4)保持身體健康

如果忙了整天都不吃東西,除了專注力、精神也會下降,身體也會因為缺少養分而拉警報。除了規律飲食以外,多喝水、多運動也是非常重要。

一天平均喝2000ml的水可以促進新陳代謝、而運動最好超過30分鐘,讓最大心率達到65~75%,有助提高正腎上腺素多巴胺,進而提升專注力。

貝克街巧克力蛋糕創辦人告訴你健康有多重要,身旁的友人沒注意健康就這麼倒下了…

時間管理

(1)估算任務時間

估算今天你有多少任務須執行,預估需要花費的時間在做分配。

在自己精神最好的時候去完成比較花時間的任務,後續也能比較輕鬆的執行其他項目。

(2)找到輕重緩急

在艾森豪矩陣裡就提出了的四個象限,可以把你今天預計要做的任務放在表格裡檢視。

艾森豪矩陣

很多人會先處理緊急但是不重要的事情,這樣反而會耽誤到最重要的事。

雖然緊急但不到那麼重要的話,嘗試著請其他人協助,可以讓你能夠順利去執行急迫的任務

(3)遠離訊息干擾

研究顯示一邊讀書一邊使用即時通訊軟體的學生,比專心讀書的學生多花了25%的時間閱讀相同篇章。

我們如果受到訊息的誘惑,就很容易分心,而只要一打開訊息,可能還會不小心滑進臉書、IG等,時間就這樣耗費掉了。

當你專注在工作的時候,把這些干擾源先排除,完成任務後再回覆訊息!

(4)固定時段處理Email

一到公司就開始處理郵件,有些並沒有那麼急迫,反而會消耗過多的時間,而讓其他工作都延後處理,而且可能這封郵件還沒處理好,新的又來了,有時打開郵件看到感到煩躁的信件,還會影響到整天心情。

反而可以固定時段處理信件,除了非常緊急的事務,需要趕快回覆以外,其他的留到工作告一段落後再處理。

 

(5)今日事今日畢

 在你今天預定要完成的事,給自己一個承諾就是要做到,這樣也能夠讓你不會一直陷入在拖延的困境,不過要記得也不是要設定一大堆目標去執行,這樣反而會給自己帶來壓力。

提升工作效率方法

(1)從小事開始做

把任務的步驟簡單化,完成一個個小事。

例如:

要寫一篇長篇報告/文案,拆解到最小的事就是把word打開,輸入標題。

當你完成再問自己下一個達成目標的最小的任務是什麼?

透過重複這樣的小步驟,不知不覺中就可以順利完成困難的任務

完成小事的好處

  • 容易達成,可以往下個目標邁進
  • 建立好循環,會更有動力繼續執行下去

你也可以看看Lavendaire更多的高效率分享影片↓

(2)建立待辦清單

手寫的待辦事項也可以順便整理大腦,並列出優先順序

別忘了確認你寫的項目一天之內可以完成嗎?如果工作量大到一天無法完成,可以拆解成幾個小項目分散進行。

(3)預留彈性時間

把自己的行程塞滿不一定是好事,也許某個項目耽擱了,之後的工作也全部都被延誤,這樣也會讓自己變得比較急躁。

預留彈性的時間,能應付突發狀況,且項目如期完成的話還可以將剩餘的時間拿來重複確認。

(4)安排適當休息

 長時間的工作會讓你專注力及速度都逐漸下降,有研究顯示人的平均專注力大約18~25分鐘左右,當你的注意力渙散的時候就是提醒自己該休息了,

美國西點軍校對陸軍部隊的行軍情況做了研究,結果發現,對於那些經過多年軍事訓練、體格健壯的士兵來說,只要能在行軍過程中每一小時休息十分鐘,那麼他們的行軍速度就會明顯提升,而且也能堅持更長的時間。

對於每個人來說,倘若我們能堅持鍛鍊,而且遵循合理的休息原則,那我們的體質會得到很大的提高。

 

不過每個人的專注時間不同,休息時間也不同,你可以透過時間的調整來找到最佳的休息時間,或者也能利用番茄工作法的方式來試看看。

(5)整理工作環境

 有時候處理的事務太多,辦公桌就會變得凌亂,整理辦公桌可以有助於釐清思緒,提升集中力,而且也可以幫助你更快找到自己要的物品。無形中也能提高工作效率!

如果你不知道要如何整理,透過斷捨離的概念來試看看

斷捨離怎麼開始?5大好處告訴你為什麼要執行斷捨離

從日劇“我要準時下班”裡學習女主角如何提高工作效率!

(6)善用最佳狀態

找到自己哪個時段的精神最好,把握這個黃金時段執行一些需要專注力或者困難的工作。

你會發現特別容易專注,本來花費2小時的工作也許1小時就完成了,除了讓自己心情更好,更大大的提升工作效率。

(7)試著分工合作

把所有工作攬在自己身上,可能會花更多時間完成,而且效率比較沒那麼好,試著把工作分配出去,讓你除了完成手邊工作外,其他事項也同時完成了,節省時間也提升效率。

(8)先學會說不

賈伯斯在 1997 年全球軟體開發者年會(WWDC)曾說:「專注,就是要會說不(Focus means saying no.)。」

你也有過這樣的經驗呢?當工作已經忙得不可開交了,別的同事卻又拜託你幫忙做些事呢?

懂得說“不”可以幫助任何人重新評估優先級、重新審視項目的範圍並重新致力於更大的目標。

因為你知道時間及資源應該投放在哪裡,可以讓工作更有效率

雖然說不並不容易,但你可以委婉跟對方說:手邊的工作比較忙,等完成後再去協助。

(9)每日自我評估

檢視今天的工作表現如何?是不是有什麼可以調整、提升工作效率的地方?加上參考成功案例、失敗案例是如何處理的,透過反思正視自己問題所在,吸收過往案例的經驗,也可以增加自己的經驗值、降低重複的錯誤。

(10)不斷追求進步

透過反思來提升自己的工作效率外,保持學習的態度可以讓自己思考如何進步,追求新的知識、職能技巧、向不同領域的人討教等,無形中也可以讓自己增加更多不同的想法、擴大視野。

提升工作效率10種方法

結語

這19種方法,除了可以提升工作效率外,也能幫助你建立積極樂觀的態度,拓展視野,你不需要每種都做到,但可以多試幾個,因為不做不會怎樣,做了很不一樣!

找到一個最適合最喜歡的方法才是最重要的,裡面有很多我都很喜歡,比如說遠離訊息..(一拿起手機就會不自覺回訊息,看影片等等)然後半小時就過了:P

雖然我也無法每天都做到全部的項目,但是換不一樣的做法來執行也很有樂趣,如果有幫助到你也歡迎留言給我跟我分享😊

6 thoughts on “19個提升工作效率的方法有哪些?讓你的職場力大幅提升!”

    1. 過度憤怒的情緒讓一整天心情都很糟,
      但如果可以轉念,樂觀的態度真的會讓人瞬間豁然開朗!
      樂觀也會有滿滿的正能量唷

  1. 超棒的整理,尤其是從小事開始做起,把事情分成一部分一部分,慢慢階段性完成,除了讓內心比較不會有那麼大的壓力,還可以彈性安排進度!

    另外也很認同,「專注,就是要會說不(Focus means saying no.)。」

    感謝還特地整理checklist~

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