4步驟練習OTPR敏捷工作法:上班不白忙,用計畫讓生活更充實!

4步驟練習OTPR敏捷工作法:上班不白忙,用計畫讓生活更充實!

你一天都做幾件事啊? 上班時,總說很忙碌,沒時間。我們到底在忙什麼? 想要完成的目標太多,時間總是不夠用。

跟你分享OTPR敏捷工作法,排出自己的優先順序,有意識地運用時間,讓生活與工作都能兼顧!

忙他人的事總忽略自己

當同事問你周四下午能不能幫忙的時候,因為交情還不錯,就直接答應了。

回到座位上確認行程時,發現那天好像有報告要做,但礙於已經答應了,只好加班完成報告。

總為他人忙碌,反而讓自己的事情多到做不完。

每天都被行程追著跑的話,試試下班後將今天的任務都放進行事曆,看看你都在忙什麼!

OTPR敏捷工作法是什麼?

預先規劃每周行程,安排優先順序、紀錄突發事件,回顧自己的處理方式,思考怎麼樣可以更好

最大優點是能讓你開始有意識地思考我們事情做不完原因。

讓時間充分運用,還能安排喜歡的休閒活動

有些對他人來說緊急且重要的事,對自己來說其實沒那麼重要

OTPR敏捷工作法
  • OKR 設定明確目標
  • Time 時間管理
  • Project 專案管理
  • Retrospective 回顧活動

從作者與同事一問一答開始,檢查每日行程,規畫、反覆練習及調整,讓上班不白忙,也讓生活更充實

不小心就開始拖延

分享我有一陣子覺得今天下班很晚,雖然想看書、想運動,但因為身體覺得疲憊,就讓這些計畫往後好了。(今天好累哦!看書、運動明天再說好了,但明天回家後,又用了一樣的理由往後),不由自主地拖延,一晃眼周末又過了

覺得做事很沒效率,開始嘗試書上的OTPR工作法,重新規劃行事曆,找出毛病後,也正在慢慢改善。

4個步驟執行OTPR

4步驟執行OTPR

(1)設定OKR

OKR 設定清晰具體目標,書中提供8類讓自己思考想追求/想調整的方向↓

目標想追求想改善
工作成就
生活紀律
生理
心理
財務
能力
人際
興趣

幫自己訂3個月內想要改善的目標,用結果確認目標是不是達成了(也可以設定半年或更長!)

以書中為例:書中的同事JASPER在工作成就上,想成為產品專家,所以他的OKR會像這樣↓

JASPEROKR
(圖片來源:OTPR敏捷工作法)

想完成的方向太多,一定無法同時達成,所以需要排序重要性,由最想達成的目標開始執行

想研究怎麼達成目標,也能偷學大谷翔平的九宮格思考法,設定目標計畫

(2)時間管理,控制及分配

每個人一天都是24小時,當一件事拖延,之後的行程可能會延後。

艾森豪矩陣

分類手邊的工作,用矩陣法判斷優先順序。

對自己而言:工作上有些重要但不緊急的事,也可以交由其他同事協助。

如果全部都攬在自己身上,永遠有做不完的事,成效也不佳。

用矩陣法排序,讓計畫與進度跟上,有意識地運用時間能達到好的效果

(3)檢查行程,計劃與執行

*排進行事曆時,不要排滿工作

當每個任務都排很緊,13:00-14:00會議,緊接著14:00開始下一個任務。只要上一場會議延後,後面任務也都會跟著延後。中途有15-20分鐘做為緩衝時間,也不會讓自己太緊繃。

*執行與應變

按照計畫執行每個任務,晚上安排8點運動,就不能坐在電腦前追劇;安排週末看書,那個時段就不能跟朋友約吃飯,缺乏克制力的話,計畫再縝密也沒什麼效果。

如果有突發狀況,比照上面矩陣法的緊急順序處理,適當的交付別人、或微調行程。

變更一定會發生,但我們可以減少比例。

(4)回顧活動,檢視成果

*日回顧 : 每天行程結束時,回顧及反思

今天都有按照計畫走嗎?利用回顧的確認每天的執行成果,加班的原因是什麼? 要怎麼改善才不用加班?

將沒有照進度走的原因分門別類地整理,再思考能夠調整的方式

*周回顧:準備時間長,以周為單位

假設自己想完成一周只加班2天,就可以在週末的時候檢視有沒有完成

手邊比較費時的企劃案,周末也能檢視完成的進度。

當計畫能連續一個月達成80%,可以安排休耕期,給自己幾天的假期充電,為了下次計畫做準備。

回顧及反思,能讓閒置時間變少,更能安排自己想做的活動。

最重要的事,就用盡辦法讓它發生

總是沒時間,都不是為自己忙;沒有克制力,再多計畫也沒什麼成效。

這本書推薦給上班總是很忙碌的你,將每件事拆解後量化時間,除了高效外還可以精進能力,成果也會更加具體

尤其想完成卻一直拖延的目標,現在就開始計畫,對你來說重要的事,就安排吧!

慢一點也沒關係,只要有意識地改變

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